Como ganhar tempo no trabalho e aumentar a produtividade

Faça um diagnóstico. O consultor em liderança Mário Santos aconselha-a a ver quais são as actividades e comportamentos que estão a prejudicar o seu desempenho. Seja honesta, e prepare-se, porque não é fácil mudar hábitos antigos, sobretudo se forem maus, assevera.

Defina bem as suas competências. Uma coisa é ser proactiva, oferecer-se para ajudar e manifestar vontade para aprender novas tarefas, outra bem diferente é fazer coisas que estão fora da sua esfera de competência. Como o tempo não estica, é quase inevitável que acabe a sacrificar a produtividade das tarefas que lhe cabem. Neste caso, e segundo Mário Santos vai ter de reanalisar a sua área de responsabilidade: "Se dessa análise decorrer que o trabalho pedido passou definitivamente a fazer parte das nossas responsabilidades, então: ou deixa alguma coisa para trás, ou melhora a sua capacidade de gestão do tempo ou vai ter de delegar algumas das actuais tarefas". Não há volta a dar.

Prepare-se para os imprevistos. Se o seu trabalho o permitir crie uma hora fantasma (de lazer) na sua agenda todos os dias. A prática ensina-nos que raramente as coisas correm exactamente como prevemos. Sejam atrasos alheios ou compromissos urgentes de última hora terá sempre de alterar planos. Quando isto acontecer pode decidir usar essa hora (ou não). Se achar que não se justifica, ou se por acaso tudo correu como previsto, aproveite para relaxar, ver umas montras, ir ao cabeleireiro, dar um passeio. O efeito, garante Bill Ford autor do livro "Aumente a sua Energia" (Europa-América), é muito positivo: terá mais energia, menos ansiedade e maior sensação de controlo.

Sabe fazer listas? "Existem pessoas que elaboram lista de tarefas, mas que se esquecem de considerar os tempos mortos (não produtivos). Em vigília a capacidade de retermos a nossa atenção é relativamente baixa, no máximo 45 minutos, se somarmos a este tempo o que o antecede e o necessário para a execução da tarefa, percebemos que para termos os 45 minutos produtivos, necessitamos de 1 hora ou mais. Assim, o planeamento da lista deve ser feito considerando a soma de todos os tempos e não exclusivamente o tempo da tarefa", aconselha o psicólogo Pedro Dias Coelho.

Aumente a eficácia das reuniões .

– Faça-as apenas quando necessário. Muitos assuntos podem ser resolvidos por e-mail ou telefone.

– Estabeleça uma hora para o seu início e para o seu fim e cumpra-a.

– Não perca tempo com conversas laterais que são mais adequadas à mesa do café. Por alguma razão se chama ‘reunião de trabalho’, se fosse de convívio estavam no café.

Serei uma proteladora profissional?

Tem um relatório para acabar, o que não lhe apetece nada fazer, quando de súbito repara na sujidade do teclado do computador e sente uma vontade irresistível de o limpar. De facto, não conseguirá trabalhar enquanto não o fizer pelo que pega num cotonete e passa a hora seguinte limpar teclas. Protelar ou adiar o que se tem de fazer não afecta apenas a nossa capacidade cumprir prazos mas também o nosso senso de competência pessoal. Podemos fazê-lo por várias razões: medo do fracasso, medo do sucesso, desorganização, perfeccionismo, falta de auto confiança, pouca resistência à frustração. A solução pode ser dividir a tarefa em partes mais pequenas e conseguir começar.

Alguns conselhos do consultor de liderança Mário Santos:

– Planeie exactamente como se vai passar o dia, antevendo onde poderão vir a ocorrer ineficiências na utilização do tempo.

– Quando lhe chegar um papel à mão obrigue-se a fazer uma destas coisas: 1.deitá-lo fora, 2.passar a alguém, 3. Resolver, 4. Arquivar. Categorize também o arquivo de acordo com prioridades. Por exemplo, Urgente, Muito Importante, Importante e "Desperdício de Tempo", delegando o que for possível delegar.

– Não faça muitas coisas ao mesmo tempo, acaba por não resolver bem nenhuma.

– Estabeleça objectivos diários, semanais, mensais, trimestrais, semestrais e anuais. A definição de metas ajudará a manter a orientação pretendida;

– Reveja o seu progresso periodicamente.

"Devemos ser nós a gerir o tempo em vez de deixar que seja o tempo a impor-se a nós e isso consegue-se com planeamento, disciplina, determinação e objectividade". Mário Santos, economista e consultor em liderança.