Activa | Gestão de tempo descomplicada

O tempo… um bem tão precioso e tão escasso! O tempo é, a meu ver, um dos grandes “temas” (para não dizer “problemas”) da sociedade. As tecnologias vieram facilitar a nossa vida, mas vieram tirar–nos tempo.

Tantos os meus Clientes em Coaching e Mentoria, no âmbito maioritariamente executivo, que se queixam da falta de tempo. Não propriamente para o trabalho mas sim para viverem as suas vidas pessoais. Arrisco–me a dizer que, mais do que um tema do século, é um tema de mulheres. As mulheres nunca têm tempo para nada… ou até têm, mas estão convencidas que não (as chamadas “crenças limitantes”).

A verdade é que o tempo é exactamente o mesmo para todas (e aqui começo a falar no feminino), mas existem mulheres que aparentemente têm mais tempo que outras. Como é que essas mulheres conseguem? Antes de mais, é uma questão de atitude. Estas pessoas olham para o tempo de uma forma saudável logo desde início. Dão ao tempo uma oportunidade. Existem pessoas que nem essa oportunidade dão, porque mal iniciam os seus dias já estão convencidas de que estão atrasadas. E quando assim é, o Universo é sábio e dá–nos exactamente aquilo em que acreditamos (já ouviu falar da lei da atracção?).

O desafio é organizar. E respirar. A ansiedade (outro “tema do século”) vem disto mesmo: não ter tempo para respirar, e viver constantemente no futuro. O tempo é o presente, e aquilo que fazemos com ele vai ditar os resultados no nosso futuro.

Convença-se de que tem tempo mais do que suficiente para tudo. Organize as suas ideias, passando–as da cabeça para o papel. Garante que não se esquece de tarefas e de compromissos. “Descarregue” todo o seu software da sua mente para a escrita, e acredite que este passo só por si ajuda muito.

A organização é uma questão de atitude, de responsabilidade e acima de tudo de amor próprio. Ao reservar minutos no dia anterior para planear o dia seguinte, está–se a ajudar a si enquanto pessoa e enquanto profissional.

Trabalho com bastantes executivas, algumas responsáveis máximas de empresas bem conhecidas da nossa sociedade. E muitas delas conseguem de facto organizar e lidar melhor com o tempo, simplesmente porque escrevem as tarefas, e porque conseguem também delegar tudo o que pode ser realizado por outra pessoa da equipa (ou da família, porque o tema “delegar” também se aplica ao panorama familiar).

Dedique tempo a arrumar as tarefas no papel, separando-as por quatro categorias: urgentes, importantes, urgentes mas não importantes, e não importantes nem urgentes (estas últimas podem ser delegadas ou simplesmente retirar da sua lista de tarefas e não as fazer).

Ao planear o eu dia antecipadamente, recorde que esse planeamento deve corresponder a 70% do seu dia, porque os outros 30% ficam “guardados” para as situações imprevistas que sempre acontecem.

Resumindo (e porque sei que gostamos de listas com soluções rápidas e eficazes):

Faça listas das tarefas que tem de realizar, antecipadamente (se possível no dia anterior). Não esquecer: 70% planeamento e 30% para imprevistos.

Separe por quatro categorias: urgentes, importantes, urgentes mas não importantes, e não importantes nem importantes.

Atenção ao tempo perdido nas redes sociais! Dizem que perdemos em média 2h por dia… O que pode fazer com 2h extra no seu dia? Ao final de um m^s, que impacto teria na sua vida?

No seu emprego, faça reuniões de pé, e se possível sem portátil.
Atribua um tempo específico para responder aos emails, caso contrário vai perder o controle do seu dia.

Não esquecer, como nota fina: eficácia tem que ver com a concretização de tarefas e objectivos. Eficiência tem que ver com a boa utilização de recursos. Dê sempre prioridade à eficácia.