A gestão do tempo é um assunto deveras discutido, abordado, e sobre o qual facilmente poderíamos encontrar um sem número de dicas e estratégias que nos ajudassem a ser mais produtivas e eficientes. Diria que uma boa organização de tempo, o bem mais precioso do mundo, carece antes de mais, de foco e clareza sobre aquilo em que afinal queremos.
Chegadas aqui impõe-se questionar: “Onde ando a gastar o meu tempo, afinal?”
Sabemos hoje que a gestão de tempo é fulcral na evolução, na conquista de metas traçadas e, acima de tudo, anda de mãos dadas com a nossa saúde mental e o nosso bem- estar. Uma das piores sensações do mundo é sentir-se atarefada, e que por causa disso sentir que não progride, ou que os projetos se arrastam pela eternidade.
A base da gestão de tempo é a definição de objetivos e o foco e energia despendidos na sua realização. Demasiada informação, distrações e interrupções são um inimigo invisível mas com efeitos reais. Lembre-se: elas originam uma quebra de atenção na tarefa que estava a concretizar e, depois de interrompida, a retoma dos níveis de atenção não é imediata, pelo que deve organizar-se (sempre que possível) para ter a certeza de que não será interrompida quando está a executar uma tarefa importante.
Muitas de nós sofremos em permanência com o chamado síndrome da “Paralisia de Análise”, que acontece quando temos muitos dados analisar, o que causa excesso de informação, dificuldade de definição de prioridades, objetivos e foco, e leva automaticamente a que se sinta desmoralizada e desmotivada. É também este o motivo pelo qual a primeira tarefa do dia não deve começar com a leitura de emails. Quantas de nós não começamos o dia inundadas de emails, e informações que nos deixam completamente paralisadas e sem reação?
Comece por definir as suas tarefas prioritárias no início de cada dia, prepare as suas ferramentas de trabalho, tenha à mão tudo o que precisa para evitar distrações, e só depois avance para a leitura do email. Esta simples mudança de atitude vai discipliná-la e ajudá-la a manter o foco.
No que toca à gestão de tempo, uma das formas mais dramáticas de autoengano é tentarmos manter-nos sempre ocupadas. Para muitas pessoas, este autoengano leva a que nasça dentro delas a ideia de que o equilíbrio entre vida pessoal e profissional é uma verdadeira quimera. Sabemos hoje que os melhores estudos e técnicas sobre alta performance e produtividade indicam que esse equilíbrio não só é possível, como necessário e alcançável.
Acreditar que o equilíbrio na gestão de tempo é impossível é, antes de mais, uma crença limitante construída nas nossas mentes. Do que somos ou não capazes é sempre algo definido pelas nossas crenças, que podem ou não servir aos nossos propósitos.
De nada serve passar meses a definir todas as metas de um projeto, se não despendeu de nem um minuto para planear como vai organizar a sua semana de trabalho e conciliar as tarefas da vida pessoas e profissional. Outro grande erro é pensar que o equilíbrio na gestão de tempo significa uma distribuição equitativa do número de horas entre vida pessoal e vida profissional.
A expectativa deveria ser qualitativa e não quantitativa, ou seja, na cultura em que vivemos hoje, do “sempre conectado”, em que todos esperam uma resposta imediata e a maioria das pessoas trabalha mais de 40h semanais, o mais importante será equilibrar o progresso nas principais diferentes áreas da sua vida. Tenha também em conta que nem todas as áreas precisam que despenda o mesmo tempo para ver certos resultados.
Quando alguém se sente em desequilíbrio, no campo da gestão de tempo, em determinada área da sua vida, é porque esta área se tornou mais intensa, importante ou consumidora de tempo que as outras. Por exemplo, não é raro vermos alguém que ficou tão focado num problema pessoal que se esqueceu do trabalho, ou o inverso: ficou tão absorvido pelo trabalho que se esqueceu da sua saúde, casamento, amigos, e vida pessoal.
A melhor solução é manter em perspectiva as diferentes áreas da sua vida, mantendo o foco no progresso que cada área vai tendo, e precisa de ter. Uma revisão do que pretendemos para cada área com alguma regularidade, deve ser um hábito que devemos criar, para manter o foco e ver progressos acontecerem.
A maioria de nós nunca ponderou sobre as diferentes áreas da sua vida e percebeu o que está ou não em desequilíbrio. Para muita gente, cada área vive em piloto automático no caos dos dias. Deixe-me contar-lhe um segredo sobre essa autogestão sem rédeas: a sensação de desequilíbrio e falta de tempo será eterna, com consequências fatais a nível do esgotamento de energia, até chegar a estados críticos que originam o Burnout e a Depressão.
Olharmos para as diferentes áreas da nossa vida numa perspetiva mais alargada ajuda-nos a identificar o que está fora de controlo, bem como aquilo em que estamos a despender mais tempo e não devíamos. Se o seu objectivo é alcançar uma progressão de carreira para a qual precisa de determinada formação, mas não consegue sequer encontrar tempo para frequentar a mesma, porque está consumida em tarefas diárias menos relevantes? Como espera alcançar a desejada progressão?
Por fim, lembre-se que nada nos torna mais inúteis do que perder tempo em atividades que nem deviam ser feitas, deixando para trás as que nos trazem prazer e nos ajudam a ir mais além nos nossos sonhos.
Em jeito de conclusão: importa lembrar que o tempo é irrecuperável, e que gastar o seu tempo em atividades nas quais entende que irá obter resultados e que estão em linha com as metas que traçou; desligar o piloto automático; evitar excesso de informação e distrações, vai ajudar a separar o trigo do gérmen, aumentando o seu bem-estar, níveis de realização e felicidade.
